Die Kassen-Nachschau: Was Unternehmen wissen und beachten sollten

Seit dem Jahr 2018 gibt es in Deutschland die sogenannte Kassen-Nachschau. Dabei handelt es sich um eine besondere Form der steuerlichen Prüfung, bei der ein Prüfer des Finanzamt unangekündigt während der Geschäftszeiten im Betrieb erscheinen kann. Ziel dieser Maßnahme ist es, mögliche Manipulationen an Kassensystemen zu verhindern und die ordnungsgemäße Führung von Kassenaufzeichnungen sicherzustellen. Für Unternehmen, insbesondere in bargeldintensiven Branchen, ist es daher wichtig zu wissen, welche Rechte und Pflichten im Rahmen einer solchen Prüfung bestehen und wie sie sich darauf vorbereiten können.

Im Mittelpunkt der Kassen-Nachschau steht die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Der Prüfer kann Einsicht in die Kassenbuchführung verlangen und Zugriff auf die eingesetzten Kassensysteme fordern. Dabei wird kontrolliert, ob sämtliche Geschäftsvorfälle korrekt und vollständig aufgezeichnet wurden und ob die Kassenaufzeichnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Seit dem Jahr 2020 wird zudem verstärkt geprüft, ob elektronische Aufzeichnungssysteme ordnungsgemäß eingesetzt werden und den steuerlichen Vorgaben entsprechen.

Von der Kassen-Nachschau können verschiedene Arten von Kassensystemen betroffen sein. Dazu gehören elektronische Kassensysteme und Registrierkassen, App-basierte Kassensysteme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler sowie Geldspielgeräte. Auch Unternehmen, die eine offene Ladenkasse führen, unterliegen dieser Prüfungsform. Entscheidend ist dabei nicht die Art der Kasse, sondern dass Bargeschäfte im Unternehmen stattfinden und entsprechend dokumentiert werden müssen.

Besonders wichtig ist, dass eine Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung erfolgt. Der Prüfer darf während der üblichen Geschäftszeiten erscheinen und Einsicht in die entsprechenden Unterlagen verlangen. Sollte der Unternehmer zum Zeitpunkt der Nachschau nicht im Betrieb anwesend sein, kann sich der Prüfer auch an Mitarbeiter wenden und diese auffordern, die erforderlichen Kassendaten oder Unterlagen bereitzustellen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Mitarbeiter entsprechend zu schulen und klare Zuständigkeiten festzulegen, damit im Falle einer Prüfung korrekt reagiert werden kann.

Werden im Rahmen der Nachschau Unregelmäßigkeiten festgestellt, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung unmittelbar zu einer umfassenden Betriebsprüfung übergehen. Ein solcher Übergang kann beispielsweise erfolgen, wenn wichtige Unterlagen nicht vorgelegt werden können oder die Kassenführung erhebliche Mängel aufweist. Gerade in bargeldintensiven Branchen wie Bäckereien, Friseursalons oder Restaurants kommt es daher häufiger zu Kassen-Nachschauen, da dort regelmäßig mit Bargeld gearbeitet wird.

Für Unternehmer stellt sich häufig die Frage, ob gegen eine Kassen-Nachschau oder einzelne Prüfungshandlungen Einspruch eingelegt werden kann. Grundsätzlich ist ein Einspruch möglich, allerdings hat dieser keine aufschiebende Wirkung. Das bedeutet, dass die Nachschau zunächst durchgeführt werden kann. Sollte es jedoch aufgrund der Feststellungen zu erheblichen Differenzen oder rechtlichen Streitigkeiten kommen, kann ein Einspruch später eine wichtige Rolle spielen, insbesondere wenn eine gerichtliche Klärung notwendig wird. In solchen Fällen können Gerichte unter Umständen ein sogenanntes Verwertungsverbot aussprechen, wodurch bestimmte Feststellungen aus der Prüfung nicht verwendet werden dürfen.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft mögliche Betrugsversuche. Wenn eine Person im Rahmen einer angeblichen Kassen-Nachschau Bargeld vom Unternehmer fordert, sollte besondere Vorsicht geboten sein. Ein Prüfer des Finanzamts ist nicht befugt, im Rahmen einer solchen Prüfung Steuern festzusetzen oder direkt einzutreiben. Wird dennoch eine Geldforderung gestellt, ist davon auszugehen, dass es sich um einen Betrugsversuch handeln könnte. In diesem Fall sollte die Forderung schriftlich verlangt und umgehend die Polizei informiert werden.

Solche Vorfälle sind in der Vergangenheit bereits im Zusammenhang mit anderen steuerlichen Nachschauen aufgetreten, beispielsweise bei der Umsatzsteuer-Nachschau oder der Lohnsteuer-Nachschau. Betrüger gaben sich dabei als Prüfer aus und versuchten, Unternehmer unter Druck zu setzen, etwa durch Drohungen mit Ordnungsgeldern oder Betriebsschließungen. Besonders betroffen waren dabei häufig Unternehmer mit Sprachbarrieren, die sich in der Situation unsicher fühlten.

Für Unternehmen ist es daher ratsam, sich organisatorisch auf eine mögliche Kassen-Nachschau vorzubereiten. Dazu gehört eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Kassenführung, klar definierte Zuständigkeiten im Betrieb sowie gegebenenfalls die Einbindung eines Steuerberaters, der im Prüfungsfall unterstützen kann. Eine gute Vorbereitung sorgt nicht nur für mehr Sicherheit im Umgang mit der Prüfung, sondern hilft auch dabei, mögliche Risiken und unnötige Komplikationen zu vermeiden.

Quelle: bbh-Infobrief